Resumen

Como pudimos observar  las Reglas Universales de Archivo se refieren al conjunto de normas de uso universal, cuya aplicación permite clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

Estas reglas se basan en el ordenamiento alfabético, mismo proceso que se utiliza en los diccionarios, así como en el uso de unidades que son cualquiera de las partes del nombre de una persona o razón social escogidas para efectuar el ordenamiento alfabético  y en la clasificación que es determinar el título o nombre bajo el cual se va a archivar el documento; la organización dependerá de  cada empresa al seleccionar el sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control.

Con el empleo de las Reglas Universales del Archivo la organización de carpetas y guías es sencilla;  los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Las Reglas para ordenar alfabéticamente  se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivo, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.